Der Herbst kündigt sich schon an und mit dem nächsten Monat beginnt das letzte Quartal für dieses Jahr. Das bedeutet es geht mit Riesenschritten auf die Steuererklärung 2014 zu. Deshalb dachte ich es wäre clever mit dem Sortieren meiner Akten weiterzumachen. Das habe ich hoch motiviert angefangen, als ich Anfang des Jahres meine Steuererklärung gemacht habe. Doch irgendwie verließ mich die Motivation mit dem Tag als ich den Umschlag beim Finanzamt abgegeben hatte. Da ich im nächsten Jahr nicht wieder eine solche Herkulesaufgabe stemmen möchte, habe ich meinen Schweinehund in den Urlaub geschickt und sortiert.
Vom Chaos zur geordneten Aktenablage
- Alle Unterlagen zusammen suchen
- Unterlagen auf Stapel sortieren
- Alle veralteten oder nicht mehr benötigten Unterlagen vernichten
- Unterlagen kategorisieren (siehe nächster Punkt)
- Unterlagen ablegen
Unterlagen kategorisieren
Ich habe hier mal alles aufgeschrieben was mir in den Sinn kam. Es kann sein das Du einige dieser Kategorien bei Dir gar nicht hast oder in manchen Kategorien viel mehr Unterpunkte als mir hier eingefallen sind. Ich möchte Dir hiermit nur einen Tipp geben, wie Du deine Unterlage strukturieren kannst.
Finanzen
- Privates Konto
- Haushaltskonto
- Sparbuch
- Kreditkarte
- Aktien
- Bausparen
- Vermögenswirksame Leistungen
Steuer
- Steuernummer und erforderliche Angaben
- Steuerbescheid vom Vorjahr
- Private Steuerunterlagen des laufenden Jahres
- Geschäftliche Steuerunterlagen des laufenden Jahres
Beruf / Gewerbe
- Arbeitsvertrag und relevante Unterlagen
- Gewerbeanmeldung und relevante Unterlagen
Persönliches
- Wichtige Dokumente wie Geburtsurkunde, Reisepass etc.
- Gesundheit (alle Unterlagen über Erkrankungen, Untersuchen etc.)
- Zeugnisse
- Rentenunterlagen
Versicherungen
- Private Haftpflichtversicherung
- Lebensversicherung
- Kfz-Versicherung
- Hausratversicherung
- Krankenversicherung & Krankenzusatzversicherung
- Rechtsschutzversicherung
Abos
- Zeitschriftenabos
- Musik
- Kurse
Verträge
- Kaufverträge
- Mietverträge
Wohnung/Haus
- Miet- oder Kaufvertrag
- Strom
- Wasser
- Gas
- Telefon
- Kabelanschluß
- PayTV (z. B. Sky)
- GEZ
Haustiere
- Impfausweise
- Abstammungsurkunde
- Krankenunterlagen
- Versicherung
Aufbewahrungsfristen von Unterlagen
Beim Durchsortieren meiner Unterlagen habe ich mich immer wieder gefragt: „Kann das weg oder brauch ich das nochmal?“ Als der Stapel mit den Muss-ich-nochmal-gucken Unterlagen immer größer wurde, habe ich etwas recherchiert und diese Liste ist dabei heraus gekommen. Da ich kein Fachmann bin, soll das nur ein Anhaltspunkt für Dich sein wie lange Du deine Unterlagen aufbewahren solltest. Generell würde ich sagen wenn Du dir nicht sicher bist behalte die Sachen lieber.
Download der Infografik in DIN A4
Abhängig von der jeweiligen Nutzungsdauer
- Fahrzeugbrief und Fahrzeugschein
- Versicherungsunterlagen
- Abonnements
2 Jahre
- Quittungen
- Garantiebelege (bis zum Ablauf der Garantiedauer)
Hinweis:
Rechnungen von teuren Anschaffungen, deren Garantie bzw. Gewährleistung abgelaufen ist sollten weiterhin aufgehoben werden um den Wert bei einem Versicherungsfall belegen zu können.
Bei einer Aufbewahrungsfrist über zwei Jahre hinaus ist es ratsam vom Kassenzettel eine Kopie zu machen, da dieser verblassen kann.
3 Jahre
- Rechnungen von Anwälten, Ärzten und Handwerkern
- Mietverträge
- Nebenkostenabrechnungen
- Telefonrechnungen
- Kontoauszüge (die eine bezahlte Rechnung nachweisen können)
5 Jahre
- Rechnungen die beim Hausbau entstehen
8 Jahre
- Steuerunterlagen für Selbstständige
30 Jahre
- Wichtige Bankunterlagen
- Kreditverträge
- Sparverträge
- Depotunterlagen
- Gerichtsunterlagen
- Urteile
- Mahnbescheide
- Prozessakten
Bis zur Rente
- Schulbescheinigungen
- Gehaltsabrechnungen
- Sozialversicherung
- Immatrikulationsbescheinigung
- Arbeitsvertrag
- Ausbildungsverträge
Lebenslang
- Geburtsurkunde
- Zeugnisse
- Urkunden
- Heiratsurkunde
- Sterbeurkunden von Familienmitgliedern
- Ausweise
- Reisepass
- Personalausweis
- Führerschein
- Ärztliche Befunde
- Röntgenbilder
- Untersuchungsergebnisse
Verwendete Organisationsprodukte
- Hängemappenbox von Manufactum
- Hängemappe von Manufactum
- Aktenvernichter Powershred Aktenvernichter
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Meine Ordnungsbasics
- mein Labelmaker – Epson LabelWorks Etikettendrucker
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- mein einfaches Beschriftungsgerät –DYMO Prägegerät
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- mein Laminiergerät – Fellowes Laminiergerät
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- die perfekten Klemmen zum Verschließen und/oder Beschriften –Maul Vielzweckklammern
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Konny Hoffmann says
Hallo Heike,
ich muss sagen, ich bin echt begeistert, wie einfach doch Ordnung sein kann. Bisher habe ich auch immer diese großen ordner verwendet und habe immer wieder den Überblick verloren, weil ich nie wusste, nach welchen Kriterien ich all die Unterlagen eigentlich sortieren soll, damit sie auch andere wieder finden. Denn ich bin jetzt mit 56 im Alter, wo ich an die Vorsorge denken muss, was man eigentlich schon früher machen sollte…aber wer denkt schon in der Jugend an das, was im Alter wichtig ist? ;-). Ich werde mir das nötige Equipment dazu nach und nach anschaffen. Da habe ich gleich mal eine Frage: Hast du Hängemappen mit oder ohne Frosch genommen? Ich finde auch deinen “Büroschrank” echt toll, könntest Du da evtl. mal zeigen, wie Du da alles geordnet hast? Ich hab nur eine kleine Wohnung und muss meinen Drucker, Büromaterial etc. irgendwo unterbringen, wo alles nicht groß stört, aber doch alles gut erreichbar und nutzbar ist.
Im Voraus ganz herzlichen Dank und ganz viele “ordnungsfreie” Stunden wünscht dir
Konny aus Dortmund
liane beier says
Ich sammle die Steuerbelege das ganze Jahr über in einem Hängeregister, bei Abschluss den Versicherungschein im Versicherungsordner, Rechnungen über 50€ im Ordner, Bankbelege im Miniordner, bei Feuer greife ich nur Ordner
Melanie says
Hallo Heike,
vielen Dank für Deine tollen Beiträge!
Ich bin beeindruckt, wie toll und motiviert Du aufräumst! Es macht richtig Spaß, Deine Gedankengänge, wie Du die einzelnen Bereiche organisierst, mitzubekommen und dann die Ergebnisse zu sehen. Danke!
Da ich bald umziehen werde, werde ich noch einiges vorher aussortieren.
Zur Aufbewahrung von Unterlagen:
1. Bewahrst Du die Unterlagen, die 30 Jahre, bis zur Rente oder ein ganzes Leben lang aufbewahrt werden sollten, auch in den Hängemappen auf?
2. Einen Mietvertrag würde ich länger als 3 Jahre aufbewahren. Oder meinst Du, nachdem man aus der Wohnung ausgezogen ist, kann der Mietvertrag nach 3 Jahren weggeworfen werden?
Viele Grüße, Melanie
Heike says
Hallo Melanie, freut mich das Dir meine Ideen gefallen!!! Zu deinen Fragen: Ich verwahre alle Unterlagen in meinem Hängeregister auf, dazu wird im Februar auch nochmal ein neues Video kommen. Genau den Mietvertrag nach dem Auszug aus der Wohnung noch drei Jahre aufbewahren, falls der Vermieter noch Ansprüche stellen sollte.
Liebe Grüße
Heike
Kristin says
Hallo Heike,
Ich bin jetzt mittlerweile auch überlegen, ob ich nicht auch von Ordnern auf Hängemappen umsteigen soll. Da die Ordner im Regal doch immer sehr viel ungenutzten Platz verschenken.
Wie hast du die Reiter farbig bekommen? Bunter Tonkarton und mit dem Labelmaker schwarz auf transparent aufgeklebt?
Heike says
Hallo Kristin,
ich habe einfach buntes Bastelpapier in die Register geschoben. Die Beschriftung habe ich außen auf die Register geklebt, so kann ich ohne großen Aufwand neu beschriften wenn es mal nötig ist.
Lieben Gruß
Heike
Sura says
Hallo Heike,
erstmal Kompliment für das Video. Du hast mir auf die Sprünge geholfen. :-) Danke vielmals dafür.
Welche Schrift benutzt du für die Beschriftung (Labelmarker)? Freue mich auf eine Antwort.
Liebe Grüße
Sura
Heike says
Hallo Sura,
sehr gerne! Ich meine die Schriftart heißt Gothic.
Lieben Gruß
Heike
Barbara says
Hallo Heike!
Erstmal danke für deine tollen Tipps – ich war schon immer sehr ordnungsliebend und mit deinem Blog macht das ganze doppelt so viel Spaß :)
Ich bin gerade dabei auch meine Dokumente nach deinem System zu ordnen und wollte dich daher fragen ob du auch Rechnungen in die Hängemappen gibst? Und zu den Beschriftungen hab ich auch noch eine Frage. Hast du für die Hauptkategorien wie Persönliches, Versicherungen etc. auch extra leere Hängemappen angelegt?
Lieben Gruß und vielen lieben Dank
Babsi
Heike says
Hallo Babsi,
das freut mich das dir die Ordnung jetzt noch mehr Spaß macht! Zu deiner Frage, Rechnungen verwahre ich separat. Die steuerrelevanten habe ich in einem Akkordeonordner und die Garantiebelege zusammen mit der Anleitung in einem Ordner.
Für die Hauptkategorien habe ich keine separaten leeren Ordner angelegt, da ich die Kategorien durch die unterschiedlichen Farben markiert habe.
Lieben Gruß
Heike
Sandra says
Hallo Heike!
Vielen lieben Dank für Deine super tollen Tips!! Ich bin ganz begeistert, wie organisiert Du bist!
Ich habe auch schon seit Jahren vor, unsere Ablage zu erneuern bzw. neu zu strukturieren. Vielleicht mache ich es jetzt tatsächlich… welche Hängemappen hast Du denn verwendet? Bei dem von Dir angegebenen Link gelange ich immer nur zu der Hängemappenbox. Vielleicht hat manufactum die Links verändert…
Liebe Grüße und DANKE fürs Teilen, Sandra
Heike says
Hallo Sandra,
ich hab den Link geändert auf die Hängemappen. Ich benutze beide Arten von Hängemappen die es bei Manufaktum gibt, die die an der Seite offen sind und die geschlossenen.
Lieben Gruß
Heike
Hiltrud says
Bist Du eigentlich mit einer Hängemappenbox ausgekommen für all die aufgeführten Unterlagen? Ich möchte auch auf dieses System zurückgreifen und zögere noch, weil ich nicht weiß, ob ich mir eine oder zwei bestellen soll.
Liebe Grüße, hoffe es geht Dir gut :), Hiltrud
Sunray von The organized cardigan says
Liebe Heike,
heute bin ich endlich über deinen Beitrag gestolpert. Respekt: ein wirklich umfangreicher und guter Beitrag, aus dem für mich auch ersichtlich wird, wie umfangreich einem das Thema Aktenordnen erstmal vorkommen kann. Aber wenn es dann läuft und man am Ball bleibt, geht es und für mich hat das Thema dann auch irgendwann seinen Schrecken verloren (so halbwegs zumindest ;)). Bis dahin habe ich aber auch ungefähr ein Jahr (?) gebraucht. Und ich habe auch von Ordnern auf Hängeregister umgestellt. Das kommt mir Fauli sehr entgegen – ich kann es einfach schnell reinlegen, muss nicht erst lochen und bis dahin liegts irgendwo rum und macht mir ein schlechtes Gewissen. Kategorien habe ich auch und dann auch jeweils farblich unterschiedlich gekennzeichnet.
Für die Steuererklärung mache ich es mittlerweile so, dass ich zu Jahresbeginn eine Hängemappe anlege für das kommende Jahr und dann immer gleich entsprechende Unterlagen dort ablege, sodass ich bei der nächsten Erklärung nicht mehr allzu viel zu tun habe.
Viele Grüße
Sunray
Thomas says
Hallo Heike,
erst mal ein großes Kompliment – tolle Videos und gute Ideen!
Nur eine Anmerkung zu deinen Links…der Lind für Hängemappen und -box sind identisch ;)
VG
Thomas
Nicole says
Hallo Heike, vielen Dank für deine tollen Anregungen/Tipps. Ich habe mal eine Frage: Hast du die Register etikettiert auf klarem Streifen? Außerdem nur eine kurze Anmerkung: Deine Videos sind prima, aber sehr leise :-(
LG, Nicole
relleoMein says
Hallo Nicole,
ja genau ich habe die Register mit Etiketten schwarze Schrift auf klarem Band beschriftet. Oje das mit dem Ton haben mir schon ein paar geschrieben, ich schau mal das es besser wird. Bei mir ist der Ton immer in Ordnung.
Liebe Grüße
Heike
Karla says
Das ist wirklich ein ziemlich toller Beitrag und erinnert mich auch daran, wie viel ich noch zu tun. Aber der Winter steht ja vor der Tür und dann kann ich das drinnen Wetter nutzen um zu ordnen und mir so kluge Sortiersysteme auszudenken wie du. v
relleoMein says
Hi Karla,
ich hoffe der Winter wartet noch ein paar Wochen :-) Aber stimmt das ist die beste Zeit sich drinnen zu verkriechen und Ordnung zu schaffen. Ich habe mir für den Winter meinen Keller und die Abstellkammer vorgenommen. Ich bin gespannt wie das wird… Lieben Gruß Heike
Katharina says
Ich liebe Deine Beiträge und doch frustrieren sie mich, weil sie meine ToDo-Liste so viel länger machen… ;-)
Nee, nur Spaß! Tolle Tips und vielleicht für mich mal ein Tritt in den Hintern da mal wieder Ordnung zu schaffen…
LG
Katharina
Pepsa says
Toller Beitrag, danke! :) Gibt mir direkt mal wieder einen Schupps, mich mit dem eigenen Papierkram zu befassen.
LG, die Pepsa
relleoMein says
Dann wünsch ich dir ganz viel Erfolg beim Sortieren! Danach wirst Du dich bestimmt phantastisch fühlen :-) LGH
Tina says
Meine Dokumente sind in ein paar Ordner sortiert, dabei gibt es “Versicherungen”, “Wohnung”, “Finanzen”, “Blog”, und noch “sonstiges”, zum Glück schon von anfang an sorgfältig sortiert.
Zum Thema Aufbewahrungsfrist, insbesondere Rechnungen für umfangreiche Sanierungen sollte man bei Haus länger als 5 Jahre aufbewahren, entweder für eine notwendige Begutachtung für die Bank oder im Falle eines Verkaufs als Nachweis für die Sanierungsleistungen.
relleoMein says
Hi Tina, mit den Ordnern hatte ich als ich von zu hause ausgezogen bin auch angefangen. Aber das war einfach nix für mich. Ist aber cool wenn es für Dich funktioniert.
Vielen lieben Dank für den Hinweis mit den Aufbewahrungsfristen für Sanierungen. Ich schreib es mir gleich dazu.
Liebe Grüße Heike
Hiltrud says
Liebe Heike,
super :::))), vielen, vielen Dank!!! Werd Pinterest mal durchstöbern, aber Deine Ablage gefällt mir auch sehr gut! Witzig, aber durch solche Anregungungen bekommt man tatsächlich sofrt Lust, selbst ungeliebte Dinge anzugehen. Außerdem bin ich sehr dankbar über die Bloggerei verschiedener Leute, danke, dass Du mich an dem, worüber Du die viel Gedanken gemacht hast, teilhaben lässt. Es macht sehr viel Spass zu sehen, was man verbessern kann um mehr Freud am “organisierten”, und somit leichterem Leben haben kann.
Danke und herzliche Grüße, Hiltrud
P.S. Weißt Du, das Dein Ton immer sehr, sehr leise ist?
relleoMein says
Hallo Hiltrud,
genau so ist das von mir gedacht :-) Ich will euch allen Lust aufs aufräumen machen, dann macht es mir nämlich auch mehr Spaß.
Hmmm bei mir auf dem Rechner (vor dem hochladen) ist der Ton eigentlich ganz gut, ich schau mal was ich machen kann. Vielen Dank für den Hinweis!
Liebe Grüße
Heike