Frühjahrsputz 2017 – Akten und Unterlagen aufbewahren

Der heutige Frühjahrsputz dreht sich rund um das Thema Akten. Ein ziemlich langweiliges und staubiges Thema, aber ich garantiere Dir sobald Du deine Unterlagen ausgemistet, sortiert und neu abgelegt hast fühlst Du dich bombastisch! Es ist wie jedes andere Ordnungsprojekt auch, zuerst macht es einem etwas Angst, zwischendurch glaubt man das es nicht zu schaffen ist und am Ende ist man total stolz und motiviert.

Vor einiger Zeit habe ich schonmal einen Beitrag zu meinem Hängeregister geschrieben, heute gibt es quasi ein Update.

Unterlagen aufbewahren

Ich bewahre meine Unterlagen seit einigen Jahren in einem Hängeregister auf. Zuerst dachte ich das wäre viel zu büromäßig, meine Unterlagen so aufzubewahren. Doch jetzt bin ich sehr froh das ich mir die Mühe gemacht habe, meine vielen dicken Ordner aufzulösen und die ganzen Akten in ein Hängeregister einzusortieren. Jetzt muss ich nicht erst überlegen in welchem Ordner sich ein Vertrag befindet sondern finde ich direkt auf Anhieb.

Vorteile eines Hängeregisters

Ein Hängeregister ist frei skalierbar, dass heißt ich muss mir keine Gedanken machen welche Unterlagen ich zusammen aufbewahren möchte sondern kann alles in einem Hängeregister unterbringen. So ganz stimmt das natürlich nicht, denn ich habe auch zwei Hängeregister. Bei Ordner sieht die Sache schon etwas anders aus, denn hier muss ich mir im Vorfeld überlegen welche Unterlagen vom Thema her zusammen passen um dann pro Thema einen Ordner anzulegen. Klingt nicht so kompliziert, aber Du kannst drauf wetten das mindestens ein Ordner zu klein für das jeweilige Thema sein wird. Was macht man dann? Einen Vertrag aus dem Ordner Versicherungen heraus nehmen und in einen anderen sortieren? Die Unterlagen auf zwei Ordner aufteilen? Ich hab sie einfach mit in den Ordner gequetscht, was mir das blättern in dem Ordner so richtig schwierig gemacht hat.

Unterlagen müssen nicht vorher gelocht werden und auch kleinere Papierstücke wie z. B. Ausweise können bequem in ein Hängeregister abgelegt werden. Für kleine Sachen, wie zum Beispiel die Unterlagen zu meinen Katzen inkl. Impfausweise nutze ich sehr gerne Hängetaschen mit Frosch. So kann nichts herausfallen und es geht nichts verloren.

Übersichtlich finde ich ein Hängeregister auch, denn hier kann man mit einem Blick alle Kategorien sehen. Ich habe meine Kategorien farblich markiert, so dass die richtige Hängemappe noch schneller finde.

https://youtu.be/k4gvjeqSfPM

Unterlagen kategorisieren

Als allererstes solltest Du deine Unterlagen in verschiedene Kategorien sortieren. Lebst Du nicht alleine, sondern hast eine Familie mit Haus, Katze und Boot kann dies beliebig komplex werden. Ich habe meine/unsere Unterlagen in vier Überkategorien aufgeteilt, nämlich nach der Person die sie betreffen:

1. Heike
2. Mann
3. Kind
4. Familie

Dann habe ich die Unterlagen innerhalb der Person in verschiedene Kategorien sortiert. Für mich macht es so am meisten Sinn, denn suche ich die Krankenversicherung meines Sohnes muss ich an die Stelle in meinem Hängeregister meines Sohnes “navigieren” und dort in der lila-Sparte nach Gesundheit suchen.

Finanzen (gelb)

• Privates Konto
• Haushaltskonto
• Sparbuch
• Kreditkarte
• Aktien
• Bausparen
• Vermögenswirksame Leistungen
• Kindergeld
• Elterngeld
• Tagesgeld
• Finanzierung

Jährliche Unterlagen (blau)

Steuer

• Private Steuerunterlagen des laufenden Jahres
• Geschäftliche Steuerunterlagen des laufenden Jahres

Abos

• Zeitschriftenabos
• Software Abos
• Musik (z. B. Spotify)
• Kurse

Handy

• Vertrag
• Rechnungen

Arbeit & Gewerbe (rot)

• Arbeitsvertrag und relevante Unterlagen
• Gewerbeanmeldung und relevante Unterlagen
• Steuernummer und erforderliche Angaben
• ggf. Steuerbescheid vom Vorjahr

Versicherungen (türkis)

• Private Haftpflichtversicherung
• Lebensversicherung
• Kfz-Versicherung
• Hausratversicherung
• Krankenversicherung & Krankenzusatzversicherung
• Rechtsschutzversicherung
• Sozialversicherung
• Gebäudeversicherung

Persönliche Dokumente (lila)

• Wichtige Dokumente wie Geburtsurkunde, Reisepass etc.
• Gesundheit (alles über Erkrankungen, Untersuchen etc.)
• Zeugnisse
• ggf. Bewerbungsmappe
• Rentenunterlagen

Wohnung/Haus

• Miet- oder Kaufvertrag
• Finanzierung/Kredit
• Grundsteuer
• Strom
• Wasser
• Gas
• Telefon
• Kabelanschluß
• PayTV (z. B. Sky)
• GEZ
• Schornsteinfeger
• Abfallentsorgung

Haustiere

• Impfausweise
• Abstammungsurkunde
• Krankenunterlagen
• ggf.Versicherung

Verwendete Ordnungsprodukte

• Hängemappe von Manufactum
• Hängeregister von Ikea (nicht mehr verfügbar)

Meine Ordnungsbasics

• mein Labelmaker – Epson LabelWorks Etikettendrucker *
• mein einfaches Beschriftungsgerät –DYMO Prägegerät *
• mein Laminiergerät – Fellowes Laminiergerät *
• die perfekten Klemmen zum Verschließen und/oder Beschriften –Maul Vielzweckklammern *
• Aktenvernichter Powershred Aktenvernichter *

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